Já ninguém vai ao balcão de informações
Perguntam ao telemóvel. E o que o telemóvel lhes diz sobre o seu evento é, cada vez mais, um palpite dado com confiança. Foi para este problema que construímos isto.
Como as coisas se passam mesmo
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O balcão está num sítio. A pergunta está em todo o lado.
Quem está no fundo do pavilhão com uma dúvida não caminha quinze minutos para a esclarecer. Um antigo produtor que analisou o Google Cloud Next disse exatamente isto: a equipa era boa e as filas eram curtas, e mesmo assim faziam falta balcões espalhados pelo recinto em vez de um só, porque havia zonas a dez ou quinze minutos a pé.
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Por isso usam o telemóvel que já têm na mão.
Abrem o seu site, com dados móveis, no meio da multidão, à procura de uma linha. Mas um programa é escrito para ser lido sentado e de uma vez — não uma pergunta de cada vez, por alguém que está atrasado e de pé.
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E cada vez mais nem sequer pesquisam. Perguntam a um assistente.
É esta a parte que mudou recentemente. As pessoas perguntam tudo a um assistente de IA genérico, e ele responde — com fluência, com confiança, e sobre um evento que não é o seu. É uma ferramenta genuinamente brilhante que nunca leu o seu programa. Não sabe os horários dos autocarros, nem a política de mochilas, nem que o Palco 2 mudou de sítio.
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De uma maneira ou de outra, a pergunta volta para si.
Para o rádio, para o email, para as mensagens, e para o voluntário com o bloco de notas — o recurso mais escasso que tem, no dia mais cheio do ano. Ou pior: não volta de todo, e alguém simplesmente fica com a ideia errada e conta-lhe isso depois.
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E só fica a saber do que precisavam depois de todos irem embora.
O instrumento do setor para “o que é que os participantes queriam” é um inquérito, enviado depois do evento, respondido por uma fatia pequena e pouco representativa de quem lá esteve. Quando ele lhe diz que quatrocentas pessoas não encontraram a água, a água já foi arrumada e o dinheiro já foi gasto.
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Por isso é fácil acreditar que correu melhor do que correu.
A Freeman perguntou aos dois lados em 2025 e encontrou a diferença: 78% dos organizadores acreditavam estar a proporcionar um momento marcante, e só 40% dos participantes disseram ter tido um. Isto não é falta de cuidado. É o que acontece quando o único ciclo de retorno que existe corre uma vez, no fim, e através de quem decidiu responder.
Números do relatório de tendências de 2025 da Freeman, “Unpacking XLNC”, um inquérito a mais de 2.600 participantes e organizadores realizado com a IMEX. A Freeman vende serviços a este setor, por isso pese o dado em conformidade — citamo-lo por ser a medição pública mais clara desta diferença, não por ser neutra.
O que fizemos
Todos os eventos já guardam esta lista. Em papel, no balcão, na cabeça de alguém.
Todos os eventos têm um balcão de informações com um bloco de notas em cima, onde um voluntário vai apontando o que as pessoas insistem em perguntar. Esse bloco é o documento mais valioso que o seu evento produz e é deitado fora no domingo à noite. Nós somos esse bloco de notas, digitalizado — e começamos a escrever nele antes de as portas abrirem. Os seus participantes perguntam a um link em vez de a uma fila, recebem uma resposta vinda do seu programa em vez de um palpite, e você fica com a lista do que precisavam enquanto ainda há tempo para fazer alguma coisa.
As perguntas justas
Duas coisas sobre as quais tem razão em desconfiar
- Os participantes vão mesmo usar isto?
- Não vão instalar nada, e nós não lhes pediríamos isso — a adesão a apps é a razão pela qual não somos uma app. É um link e um código QR, abertos no browser que já têm no telemóvel, sem conta e sem instalar nada. Mas a melhor resposta que lhe podemos dar não é um argumento: o concierge da nossa página inicial é a coisa real, a correr sobre o conteúdo de um evento real. Abra-o no seu telemóvel e pergunte-lhe algo difícil.
- O que acontece às três da manhã, ou à porta?
- Responde, a partir do que já lhe deu — é para isso que serve ser um concierge e não uma caixa de entrada. Quando não sabe, di-lo com clareza em vez de adivinhar, e põe a pergunta à sua frente para que a responda uma vez e todos os seguintes recebam a sua resposta. O que nunca vai fazer é dizer a alguém que vem aí uma pessoa quando não vem ninguém. Preferimos que diga “não sei” às três da manhã a inventar um sossego com o seu nome em cima.
Descubra o que o seu evento se esqueceu de dizer.
Aponte-o para o site que já escreveu. A verificação corre num rascunho, antes de publicar e antes de pagar seja o que for, e diz-lhe o que os seus participantes vão perguntar e ainda não está respondido.